Käyttöaste ja sen mittaaminen
Olen itse mitannut käyttöastetta tietoisesti vuodesta 2004. Sitä ennen oli helppo katsoa varauskirjasta, onko se täynnä vai tyhjä. Jos kalenterissa oli tilaa, oletuksena oli, ettei tule hyvää kuukautta. Vuosi 2004 oli muutos, kun otimme käyttöön sähköisen varauskalenterin. Yllättäen kalenteri näytti kovin tyhjältä, kun tieto oli siirretty tietokoneen ruudulle.
Minä olen aina käyttänyt laskutukseen perustuvaa mittausta. Yrittäjänä minulle oli tärkeää, saadaanko koko päivä laskutettua vai jäädäänkö maksajan rooliin. Eli yksinkertaisesti 7,5 tuntia on minulle 100 %: n käyttöaste. Läsnäolotunteihin perustuva mittaus ei ole minulle vieras, käytän sitä myös rinnalla.
Aloitan aina mittaamisen määrittämällä kriittisen pisteen, sekä asettamalla tavoitteen. Nämä pisteet tulevat luonnollisesti budjetista. Kriittinen piste on kohta missä tappio vaihtuu voitoksi. Kriittinen piste saadaan selvitettyä kuten tavoite, muutetaan vain tavoite nollaksi.
Kuten aikaisemmassa kirjoituksessa kerroin, esimerkkikorjaamolla piti saada 440 tuntia kuukaudessa laskutusta neljällä asentajalla, jotta 100.000 euron tulos voidaan saavuttaa. Tavoitteeseen pääsy edellyttää 5.24 tuntia laskutusta jokaiselta asentajalta jokaisena päivänä. Ei ole ihan helppo homma ja mahdolliset poissaolot tekevät siitä vielä haastavamman. Silti se pitää ratkaista, jos haluaa saada 100.000 euroa rahaa tästä leikistä. Korjaamon tulos tulee tuotannosta, se on valitettava tosiasia. Vastaavasti korjaamon kiinteillä kuluilla, tuntiveloituksen ollessa 76 € alv0% ja 65%:n bruttokatteella, kriittinen piste laskutustunneissa on 4 tuntia/asentaja/päivä. Sen alle, kun jäädään, yritys tuottaa tappiota.
Nyt tiedetään tavoite ja kriittinen piste tunteina.
Lähes aina olen törmännyt keskusteluun siitä, ettei tämä huomioi poissaoloja, eikä siirtyneitä töitä. Kyllä se huomioi. Se käsittelee asiaa täysin oikein ja peilaa kriittisesti numeroita tavoitteeseen. Jos asentaja on sairas, niin silloin ei päästä tavoitteeseen, ellei saada muita tekemään enemmän tai vastaavasti työnjohtaja hyppää haalareihin. Jos viikon laskutetut tunnit jäävät alle tavoitteen, pitää se tehdä sisään seuraavalla viikolla.
Vuonna 2012 palasin takaisin korjaamomaailmaan, oltuani muutaman vuoden rakentamassa varaosatukkuja. Sain silloin johdettavaksi yrityksen kolme korjaamoa. Silloin otimme käyttöön käyttöasteen seurannan asentajakohtaisesti, siten että ne käytiin yhdessä läpi. Operaation alussa henkilöstölle avattiin toimipisteen luvut tarkasti ja kerrottiin mihin toimipisteen tavoite on asetettu. Sillä oli suuri vaikutus jokaisen korjaamon tulokseen. Joka maanantai viikkopalaverissä käytiin edellisen viikon käyttöasteet läpi ja siihen liittyvät syyt ja seuraukset. Jokainen toimipiste alkoi kehittämään toimintaansa, sekä korjaamaan asioita, jotka estivät kehityksen. Lisäksi heikosti suorittavat asentajat halusivat parantaa suoritustaan. Oli myös tapauksia, jossa asentaja päätti vaihtaa työpaikkaa. Nykyisin ammattiliitto ei katso suopeasti näiden lukujen läpikäyntiä yhteisesti. Oma kokemus on se, että tämä on todella tehokas tapa löytää ongelmat korjaamolla.
Koska kyseessä on laskutukseen perustuva mittaus eikä läsnäolotunteihin, voi tämäkin mennä ammattiliitolle läpi. Jos haluaa välttää ikävät keskustelut ammattiliiton kanssa, voi käydä yhteensä luvut yhteisesti ja mekaanikon kanssa hänen lukunsa kahden kesken.Mikäli alhainen käyttöaste johtuu töiden vähyydestä, tulee se myös käydä kaikkien kanssa läpi. Samalla on hyvä kertoa mitä toimenpiteitä on tehty tilanteen korjaamiseksi. Tämä luo turvallisuuden tunnetta toimipisteessä. Joissain tapauksissa tämä on jopa ohjannut lomien suunnittelua. Yleensä mekaanikot eivät tykkää notkua työpaikalla tekemättä mitään.
Samalla kaavalla mittaan käyttöastetta kuukausi tasolla. Siinä otan mukaan suunnitellut poissaolot. Ne ovat kesäloma, talviloma ja koulutukset.
