Budjetti vai tavoite?

Minä olen aina vihannut budjettia. Tai ainakin silloin, kun se annettiin käteen ja käskettiin toteuttaa se.

Käsitykseni budjettiin alkoi muuttua, kun sitä pääsi itse tekemään. Kuinka vaikeaa on ennustaa paljonko meidän myyntimme on toukokuussa? Mistä ihmeestä minä voin tietää sataako lumi lokakuussa vai marraskuussa. Tuleeko tammikuussa pakkasta ja onko asentajat töissä vai kipeänä. Ennustaminen on vaikeaa, mutta varautuminen tulevaan kannattaa. Budjetti oikein tehtynä on minulle tavoite. Tämän takia siihen kannattaa uhrata hieman aikaa.

Miten budjetti sitten pitää tehdä? Sääntöjä siihen en osaa sanoa, mutta sen osaan sanoa miten sitä ei kannata tehdä.

Otetaan siitä esimerkki, yritys tekee nolla tuloksen ja omistaja huokaisee helpotuksesta. Ei tehty tappiota.

Tehdään budjetti, johon laitetaan 5 % myynnin kasvu joka kuukaudelle. Siitä sitten tekemään 5 % enemmän myyntiä joka kuukausi ilman toimintasuunnitelmaa ja toivotaan että se nostaa tuloksen halutulle tasolle. Olen ollut useamman kerran mukana esimerkin mukaisessa yrityksessä ja voin kertoa, että tunne on kuin olisi laivassa, jossa kompassi on rikki.

Minä lähden budjetin laadinnassa alhaalta ylöspäin. Ensimmäinen luku on tulos. Seuraavana tulee kulut ja sitten määrittyy liikevaihto.

Esimerkki: haluan että yritykseni tulos on 100.000 €. Yrityksessäni on neljä asentajaa ja yksi työnjohtaja. Kiinteät kulut vuodessa ovat 405.000 €. Bruttokate on ollut 65 %. Näillä kolmella luvulla liikevaihtotavoitteeksi tulee 780.000 €. Tämän kun jakaa 12 saadaan kuukauden tavoitteeksi 65167 €.

Näinhän se ei tule menemään, vaan siinä kohtaa on hyvä katsoa historiaa, miten kuukauden ovat suhteessa koko liikevaihtoon menneet. Se mikä tässä kohtaa on minulle tärkeää, onko kyseinen luku edes mahdollista? Muuttamalla liikevaihtotavoitteen tunneiksi, pääsemme käsiksi siihen kysymykseen.

Nyt muodostunut tavoite tarkoittaa neljällä asentajalla 440 tuntia/kuukausi laskutusta tuntiveloituksen ollessa 76 € alv0%. Tämä tavoite on realistinen, mutta haastava. Se on tässä tapauksessa kuitenkin 73 % koko potentiaalista. Päästäkseni asetettuun tavoitteeseen ottaisin mukaan myös mahdollisuuden parantaa bruttokatetta. Asettamalla bruttokate tavoitteen 68 %:iin, voin säätää joko liikevaihtotavoitetta alemmaksi tai tulostavoitetta korkeammaksi.

Esimerkki tapauksessa ei ole hädän päivää, jos ollaan jo lähellä 65.000 euron kuukausi myyntiä.

Jos taas myynti on esimerkiksi 45.000 kuukaudessa, ollaan jo muidenkin haasteiden parissa.

Myynnin kasvattaminen ja työrakenteen muuttaminen on tosi vaikeaa. Siinä kannattaa käyttää kaikkia apuja mitä on saatavilla.

Tämän tyyppinen syväluotaava tutkimus numeroiden kautta, on auttanut minua monesti.

Ymmärrys siitä missä ollaan ja mihin pitäisi mennä, avaa usein oivalluksen siitä, miten sinne päästään.

Olen ollut tilanteissa missä esimerkiksi liikeidea on muodostunut pullonkaulaksi tavoitetta laadittaessa.

Esimerkiksi jos aikaisempaan laskelmaan lisättäisiin ilmainen sijaisauto jokaiseen huoltoon.

Jotta saataisiin katettua noin 60.000 €:n kustannus, pitäisi liikevaihdolla olla 870.000.

Koska neljällä asentajalla kyseinen liikevaihto ei ole enää realistinen, joudumme kyseenalaistamaan ilmaisen sijaisauton. Tosin lisäämällä laskelmaan kaksi asentajaa lisää, tilanne muuttuisi oleellisesti.

Avaamalla tavoitteen numeroiksi, myös mahdolliset pullonkaulat paljastuvat ja ratkaisut niihin ovat löydettävissä.

Esimerkki tapauksessa 3 % nosto bruttokatteessa ei ole ihan yksinkertainen asia. Työmyynti on siinä ratkaisevassa asemassa. Jos bruttokatteessa on ongelma, kannattaa katsoa työmyynnin suhdetta varaosiin.

Kaikkea ei voi ja kannata mitata numeroina. Kun vuonna 1996 avasin ensimmäisen korjaamon, ei näistä ollut mitään tietoa. Suurella innolla ja itseluottamuksella korjaamo pystyyn ja odottelemaan asiakkaita. Kuusi vuotta myöhemmin, monta kokemusta rikkaampana, huokaisin helpotuksesta, kun yrityksen kauppakirjat oli allekirjoitettu. Jos olisin tiennyt 25-vuotiaana pojan kloppina mihin olin ryhtymässä, en olisi siihen ryhtynyt.

Seuraava tilaisuus korjaamoyrittäjyyteen tarjoutui vuonna 2015 ja silloin hankkeesta tehtiin kattavat analyysit ja laskelmat.

Kaikki näytti todella hyvältä numeroiden valossa. Rahoitus oli hoidossa, tilat loistavat, jopa henkilöstöhaasteisiin oli ratkaisut. Se mikä laskelmalta puuttui, oli itse yrittäjä. Ne, jotka ovat laittaneet yrityksen nollasta pystyyn, tietävät mistä puhun. Asian kun esittää kylmästi analysoiden, siitä puuttuu kuvitelmat, ylpeys yrittäjyydestä, vapaus valita ja haaveet. Analyysistä näin ainoastaan työmäärän, riskit sekä oman lapsen kasvot, kun isi ei olisi kotona. Näin ollen jätin hankkeen väliin.

Huoltokorjaamolla työmyynnin osuus liikevaihdosta on kokemukseni mukaan 50/50 ja vauriokorjauksessa 70/30. kun tämä suhdeluku muuttuu, se näkyy bruttokatteessa. Valitettavasti varaosien osuuden kasvattaminen liikevaihdossa ei paranna yleensä bruttokatetta.

Kun ollaan ongelmissa tuloksen suhteen pitää keskittyä teholukuun sekä henkilöstökuluihin. Muiden kiinteiden kulujen osuus tulee sitten myöhemmin tai ei ollenkaan. Usein olen törmännyt taloudelliseen pullonkaulaan tilanteessa, jossa hallinon suhde tuotantoon on epätasapainossa.

Tekemällä budjetin edes jollain tarkkuudella, yleensä nämä epäkohdat paljastuvat. Aivan toinen tarina on sitten, miten se ratkaistaan.

oma muistilista:

• katso tuloslaskelmalta missä mennään nyt
• paljonko haluan yrityksen tuottavan tulosta
• lisää nykyiset kulut
• lisää bruttokate prosentti
• laske paljonko tarvitaan liikevaihtoa
• onko se mahdollista
• laadi tavoite liikevaihdolle ja bruttokatteelle
• mittaa